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Consejos para tus e-mails



¡Qué gran invento el correo electrónico!

Nos permite contactar con toda nuestra familia, amigos, conocidos y gente que intenta vendernos pastillas para adelgazar, ¿verdad? Una herramienta estupenda que nos informa de la confirmación de una compra y recibe cadenas de cartas enviadas por conocidos que amenazan con años de mala suerte si no las continúas.Con la llegada de Facebook y otras redes sociales, mucho de ese correo inútil se ha trasladado a otras plataformas, dejando así los correos electrónicos para cosas más serias y útiles. El tema es que utilizamos el correo para temas laborales y para otros asuntos que requieren más de tres emojis y el gif de una cabra gritando. Por lo tanto, cualquier error en un correo electrónico puede llegar a ser crítico. Por eso mismo hemos decidido daros unos consejos al respecto:

Olvidarse de adjuntar un archivo.

El error por excelencia que todos hemos cometido alguna vez. Algunos programas de correo avisan de ello escaneando si hemos puesto algo así como “te adjunto el archivo, archivo adjunto, etc.”. Si el texto incluye alguna de estas frases e intentas enviar el correo sin ningún archivo, saldrá una ventana donde te avise de ello. Pero no todos los programas lo hacen ni siempre funciona bien, así que lo mejor que puedes hacer es adjuntar lo que quieras antes de empezar a escribir o pon un post it en la pantalla recordándotelo. Cada uno se busca sus trucos, pero lo de adjuntarlo antes de escribir es el mejor. Y siempre será mejor que parecer tonto al tener que enviar un segundo correo con el archivo adjunto…

Enviar un correo a la dirección equivocada.

Nada fastidia más que enviar un correo a la dirección equivocada, porque uno no sabe lo que puede acontecer después, siempre rezando porque la dirección escrita no exista o el mail pase al spam directamente de quien lo recibe. Lo suyo es que te tomes tu tiempo para comprobar la dirección del destinatario y lo tengas por rutina. El sistema tienda a autocompletar direcciones y puede que elijas la que no es. Por ejemplo, Gmail cuenta con la opción de “deshacer el envío”, por lo que el problema estaría solucionado.

Expresar mal el asunto del correo.

Lo primero es lo primero. Generalmente, en correos que versan sobre asuntos laborales, el concepto suele ser algo específico y profesional donde no hay cabida para las bromas. De todas formas, procura que el asunto del correo haga siempre referencia a su contenido. No se te ocurra poner cosas así: “como te decía esta mañana” o “noticia del día”. Busca un asunto interesante y siempre referido al contenido del correo.

Elegir un tono equivocado en el escrito.

Por ejemplo, si todas las semanas te escribe un amigo contándote sus andanzas y aventuras contestarle en tono formal le sentará bastante mal. Y contestar al correo del jefe con un “ok” tampoco te llevará directo al ascenso. Es mala cosa juntar churras con merinas, trabajo con temas personales o tonterías que uno encuentra por la red o le han pasado. Importante saber con quién se habla y en qué tono hay que hacerlo.

Enviar el correo en el momento oportuno.

Saber cuándo es la mejor hora para enviar un correo es importante. Si crees que enviándolo a primera hora o a última el resto pensará que trabajas duro y mucho, estás equivocado. Según el destinatario y su ocupación, habrás de tener en cuenta cuándo le puede venir mejor recibir tu correo sin que el sonido de la notificación en su móvil le moleste o lo vea rápido y acabe en la papelera.

Responder a todos siempre.

Imagina que recibes un correo del CEO de tu empresa felicitando a todos los empleados por lo que sea. ¿Eres de los que contestarían agradeciéndoselo? No lo hagas. Y si quieres hacerlo, no se te ocurra darle a “responder a todos”. Enviar un correo a toda la empresa es un ejemplo exagerado, pero no debes nunca, nunca, darle a responder a todos en temas laborales. Como dirían en la tele: -eeeerrorrrrrrrrrr-. El correo no es una red social donde todos empiecen a dar opiniones, contestaciones, etc.

Descuidar la firma.

En tu trabajo te pueden conocer como “El máquina” o “La Ciclón”, pero no debes olvidar que tu correo acabará siendo leído por alguien que no sabe quién eres. No se te ocurra poner ningún apelativo en la firma. Deberías, en cambio, incluir tu nombre completo, cargo, datos de contacto y, si lo consideras importante, tu web personal o redes sociales. Google cuenta con esa posibilidad y es sencillo hacerlo.

Usar fuentes no adecuadas para escribir.

Es mejor utilizar fuentes normales en los correos. No seas “el especialito” que usa Brush Script, Papyrus o Serif (en lugar de Sans Serif). Tampoco creas que usando muchos colores y fuentes distintas darás una buena impresión. Y lo mismo reza para cuando copias y pegas texto de otros lados. Dale siempre un formato normal, con fuentes regulares y de uso generalizado.

Comenzar el texto con frases del tipo “a quien corresponda”

Abrir un correo y encontrarse con una de estas frases es como lanzar un globo de agua por la ventana sin mirar si pasa alguien por debajo. Este tipo de entradas lo que hacen es que el receptor perciba que no te has preocupado en ver a qué tipo de persona va dirigida y acabará en la basura del momento.

Correcciones incompletas.

Enviar un correo que has estado preparando durante tres días es un momento especial. Un momento que puede ser tan esperado como una nueva temporada de Juego de Tronos. Pero no te regocijes demasiado con ello y acabes como esos corredores que celebran la victoria antes de atravesar la meta y acaban perdiendo. Atento a las sugerencias recibidas por el corrector ortográfico y tómate un par de minutos para releerlo y revisarlo todo. Tampoco estaría de más quitar un poco de paja, ya que la gente odia los correos largos, y pide consejo a colegas y amigos sobre el mismo antes de enviarlo, si es tan importante como para ello.

Sabemos que te gusta cuidar los detalles. A nosotros también. Llámanos ya y te ayudaremos a relanzar tu negocio o actividad.

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